Manager à distance en tenant compte des besoins individuels

De plus en plus, le travail à distance, s’impose comme une nouvelle réalité. Au-delà des contraintes de place, des limitations d’infrastructure ou les caprices de votre connexion internet, un challenge habite les organisations: manager à distance. Le propos de cet article est de vos donner quelques clés qui vous permettront de gérer, de travailler et de soigner le relationnel malgré la distance et ce, en utilisant les outils que sont le DISC et l’intelligence émotionnelle (IE).

La valeur ajoutée de l’intelligence émotionnelle

L’intelligence émotionnelle nous aide à avoir de meilleures relations pour obtenir de meilleurs résultats dans ce que nous entreprenons. L’IE englobe notre capacité à reconnaître nos propres émotions et celles des autres, notre capacité à discerner les différents sentiments et à les étiqueter de manière appropriée, notre capacité à utiliser des informations émotionnelles pour guider notre pensée et notre comportement. Finalement, notre capacité à gérer nos émotions pour nous adapter afin de mieux encore atteindre nos objectifs. Mieux se comprendre et mieux comprendre les autres: des qualités essentielles pour être un bon manager à distance.

La valeur ajoutée du modèle DISC

Le DISC nous aide à mieux comprendre notre comportement et celui de l’autre. Un éclairage essentiel pour bien manager à distance, comme en face-à-face. Plus de clarté sur les priorités, les motivations et les craintes des uns et des autres permet d’améliorer le relationnel, autant dans nos interactions en face à face que virtuelles. Chacun d’entre nous est capable de travailler de manière productive à distance. Cependant, les recettes qui fonctionnent avec une personne ne fonctionnent pas forcément avec une autre.

Des perceptions différentes d’une même situation

Prenons l’exemple d’une invitation à une vidéoconférence sans ordre du jour connu. Certaines personnes vous feront bien comprendre que cette réunion sera une perte de temps s’il n’y a pas d’ordre du jour. D’autres seront peut-être contentes de pouvoir interagir avec des collègues et de pénétrer un peu dans leur sphère privée… D’autres encore s'inquiéteront de ne pas avoir assez d’éléments pour bien se préparer alors que certaines penseront qu’une réunion sous cette forme est une mauvaise idée et que d’échange par email serait tout aussi efficace.

Conscient des différentes perceptions, l’animateur qui saura adapter sa communication obtiendra un résultat meilleur pour lui-même et pour les participants.

Comprendre les types DISC pour mieux manager à distance

Le style D - Dominance

Décrit des personnes dans l’action, directes, volontaires, concentrées sur les tâches et sur les résultats.

Points forts des D

Orientés vers les résultats, ils feront ce qu'ils doivent faire et demanderont ce dont ils ont besoin pour être efficaces et indépendants dans le travail à distance. Ils sont ouverts à de nouvelles méthodes de collaboration et de communication et sont également prêts à prendre des risques.

Possibles limitations des D

Les D pourraient être tentés de prendre des raccourcis pour faire avancer leurs projets. Parfois ils vont si vite qu’ils se retrouvent seuls avec plusieurs longueurs d’avance sur le reste de l'équipe. Leur style de communication peut parfois être perçu comme trop direct et peut même parfois blesser. Leur manque de patience pourrait impacter la motivation de certains collègues.

Clefs pour les manager à distance

Nourrissez-les de nouveaux défis. Ils leur permettront d'apprendre et de développer de nouvelles compétences. Soyez clairs dans vos directives et sur vos attentes concernant les résultats, ceci leur donnera un sentiment d'autonomie. Pour qu’ils gardent à l’esprit la valeur de la collaboration, assurez-vous qu'ils comprennent bien les objectifs de l'équipe et leur importance. Créez un environnement concurrentiel sain, reconnaissez leurs succès et donnez-leur de nouvelles tâches stimulantes pour les valoriser.

Conseils pour mieux travailler avec les D

Bien souvent, une personnalité de type D ira dans le vif du sujet et ne prendra pas le temps pour bavarder. Ce comportement est nourri par ce besoin d’aller vite, d’agir et d’être efficace. Ne le prenez pas personnellement, leur priorité est simplement l'action et non pas le relationnel. Rien ne vous empêche de leur demander comment elles vont. Cette question leur aidera à réaliser que de temps en temps elles pourraient lâcher prise…

Votre relation avec les D peut aussi se renforcer si vous respectez les délais convenus et si vous communiquez avec fermeté, non pas pour les dominer, mais plus pour les aider à atteindre leur objectif. N’hésitez pas une intervention comme : "Je sais que vous êtes prête à lancer le projet. Néanmoins je pense que nous nous devons de mieux comprendre certains aspects du projet. Pourriez-vous expliquer plus en détail pour le bénéfice de l'équipe et pour assurer l’atteinte de l’objectif?"

Résumé pour bien travailler à distance avec les D

Les personnes de type D doivent être conscientes des défis que la communication à distance peut présenter à certaines et certains de leurs collègues. Il serait bon de les encourager à échanger avec leurs collègues afin de renforcer les liens personnels. Veillez à ce qu’elles aient une ligne de communication ouverte avec leur responsable. N'oubliez pas que ces personnes voudront prendre des décisions rapidement, et il sera encourageant pour elles de savoir qu'elles sont entendues. Même si elles dégagent de la confiance en elles, les personnes de type D seront plus enclines à partager ce qu'elles ont en tête dans un cadre individuel lorsqu'elles n'ont pas à se soucier de l’avis de leurs collègues. Cherchez à déceler rapidement tout signe de problème et ne vous fiez pas trop aux apparences.

Le style I - Influence

Décrit des personnalités amicales, extraverties, rapides et orientées vers les gens et vers l’action.

Points forts des I

Les I sont naturellement optimistes et enthousiastes. Ils peuvent utiliser cette énergie pour encourager et maintenir un sentiment de camaraderie dans le groupe. Pour eux, l'interaction est un besoin humain. Les I auront probablement beaucoup d'idées à partager avec le reste de l'équipe sur la façon de rendre le travail à domicile plus amusant et plus agréable.

Possibles limitations des I

Il est facile pour les I d’être distraits. Travailler dans l'isolement peut être stressant. La collaboration, les échanges et les interactions peuvent leur manquer. Il arrive qu’ils veuillent avancer sans avoir assez d’éléments pour le faire. La routine et la rigueur des processus risquent de les étouffer.

Clefs pour les manager à distance

Embrassez leur enthousiasme, assurez-vous qu’il y ait assez d’opportunités d’interagir et de socialiser. Fixez-leur régulièrement de nouveaux objectifs afin de les stimuler et de créer un élan. Ne soyez pas avare en éloges pour ce qu’ils ont bien fait, les éloges en public vont nourrir leur besoin de reconnaissance. Veillez à établir des directives claires, car leur enthousiasme peut dissimuler un manque de compréhension et ils risquent de perdre de vue l'objectif final.

Conseils pour mieux travailler avec les I

L’isolement sur la durée peut épuiser les I. Trouvez du temps pour eux, soyez prêt à les écouter, laissez-les parler car ils en ont besoin. Veillez à ne pas programmer vos réunions de manière trop rigide. Si vous avez plusieurs personnes de type I au sein de votre équipe, envisagez de prévoir du temps au début et à la fin de chaque séance pour des échanges informels. Garder à l’esprit qu’un I a un fort besoin de reconnaissance. Si vous ne lui dites pas qu’il a fait un excellent travail, il pourrait imaginer que le travail n’a pas été bien fait, et cela pourrait le démotiver. L'énergie qu'il tirera de vos éloges l’amènera à faire encore plus d'efforts.

Résumé pour bien travailler à distance avec les I

Communiquez fréquemment avec vos collègues I, faites-le de manière formelle mais aussi de manière informelle. Aidez-les à rester concentrés sur leurs tâches. Certains peuvent bénéficier d'une mise à jour régulière des priorités, d'un outil de gestion de projet "cool" et ergonomique ou d'un point quotidien avec l’équipe. Célébrez leurs succès. Faites-le lors de réunions d’équipe ou même par email adressé à l’ensemble du groupe.

Le style S - Stabilité

Décrit des personnalités chaleureuses, accommodantes, réfléchies et orientées vers les gens.

Points forts des S

Le style de communication clair, concis et amical des personnes de type S aura un impact positif sur le groupe. Une fois maîtrisée, la communication en ligne sera un outil qui leur donnera le temps nécessaire à la présentation de leurs idées et au partage de leurs connaissances. Travailler à distance ne les détournera pas de leur priorité, elles resteront concentrées sur le bien-être de l'équipe et sur ses objectifs.

Possibles limitations des S

L'absence de contacts réguliers avec les collègues pourrait amener les S à se sentir désengagés de l'équipe. Apprendre et adopter de nouvelles méthodes de communication leur demandera du temps et pourrait les déstabiliser. Il faudra les accompagner dans cette phase de découverte. Le travail à domicile pourrait placer certains S devant des choix difficiles. Seront-ils assez disciplinés pour éviter la tentation de s’offrir de trop longues récréations avec les membres de leur famille et de leur entourage?

Clefs pour les manager à distance

Prévoyez des contacts réguliers et maintenez des lignes de communication ouvertes. Donnez un feedback sincère et reconnaissez la qualité de leur travail. Les S se sentiront plus à l’aise si ces feedbacks sont donnés lors d’une conversation privée. Confrontés à des difficultés, rassurez-les et faites leur bien comprendre comment vous allez les aider. Assurez-vous qu'ils disposent de tout ce dont ils ont besoin pour travailler à distance. Plus vite ils pourront établir une nouvelle routine, plus vite ils ressentiront un sentiment de stabilité. Donnez des instructions claires, étape par étape, et invitez-les à poser toutes les questions nécessaires pour vous assurer qu'ils comprennent bien vos attentes. Choisissez de fixer ensemble des délais pour les différentes étapes. Ceci vous permettra d’être ferme sur vos attentes.

Conseils pour mieux travailler avec les S

Vos collègues du style S se soucient réellement des membres du groupe. Restez en contact pour prendre la température et échanger sur le ressenti des uns et des autres. N’hésiter pas à les remercier après un échange en leur écrivant un mot ou en leur envoyant un email. Leur quête d’harmonie et de consensus pourrait être une source d’idées pour que le groupe fonctionne mieux. Vous aurez plus de chances de les faire exprimer leurs suggestions lors de conversations en privé. Pour encourager un S à s’exprimer vous pourriez par exemple lui poser cette question: "J'ai remarqué que vous avez été silencieux pendant cette réunion, que pensez-vous que nous devrions faire?"

Résumé pour bien travailler à distance avec les S

Humanisez et personnalisez au maximum la communication avec les personnes de type S.

Elles bénéficieront grandement de votre présence et de votre écoute dans un cadre de travail à distance. Même si vous n'êtes pas en mesure de répondre à toutes les questions sur l'avenir, soyez à l'écoute pour qu'elles puissent exprimer leurs préoccupations. Rassurez-les et cherchez des moyens de les aider à surmonter leurs difficultés. Mettez à disposition du temps et des moyens d'apprentissage pour les aider à se familiariser avec de nouveaux outils et de nouvelles méthodes

Le style C - Conformité

Décrit des personnalités réservées, analytiques, sceptiques, logiques, au rythme modéré et orientées vers les tâches.

Points forts des C

Les C ont probablement la discipline et la concentration nécessaires à bien travailler à distance. Leur attention aux détails et aux processus leur permettra d’évaluer et de proposer les technologies et les ressources les plus adéquates pour que l'équipe réalise sa mission. Les C se contentent de peu d’interactions. Les feedbacks détaillés mais concis sont ceux qui leur conviendront le mieux.  

Possibles limitations des C

Le style de communication direct des personnes de type C peut mettre certaines personnes mal à l’aise. Ce style de communication n’a à la base aucune intention de blesser. Déléguer des tâches et travailler en collaboration n’est pas naturel pour les personnes de type C. Un autre défi pour les C est l’entretien de relations personnelles étroites avec leurs collègues. Faire leur travail proprement est simplement plus important qu’avoir de bonnes relations!  

Clefs pour les manager à distance

Faites-en sorte que les C comprennent clairement ce que vous attendez d’eux. Fournissez-leur assez de détails et d’informations factuelles. Évitez la micro-gestion, convenez d’un processus de contrôle et tenez-vous à ce processus. Fixez des délais clairs et obtenez leur accord sur ces délais, ceci afin de leur éviter d’aller trop loin dans la perfection. Comme ils ne seront pas proactifs pour exprimer ouvertement leurs opinions, encouragez-les à le faire. Donnez un feedback spécifique. Félicitez-les dans un cadre privé. Reconnaissez leur contribution et leur valeur en leur demandant leur avis et donnez-leur la possibilité de gérer les tâches de manière indépendante. Comme il est peu probable qu'ils s'informent régulièrement auprès de leurs collègues, assurez-vous qu'ils connaissent les objectifs de l'équipe afin de ne pas perdre de vue la situation dans son ensemble.

Conseils pour mieux travailler avec les C

Il est peu probable que les personnes de type C vous contactent pour des raisons purement sociales. Elles sont en général organisées et se tiennent à leur calendrier. Lorsqu'une vidéoconférence est organisée, elles s'attendent à ce qu’un ordre du jour détaillé soit communiqué en avance. Cet ordre du jour devra être respecté et la session devra se terminer à l’heure prévue et convenue. Dépasser l’heure va les frustrer car le temps perdu aura un impact sur leur programme de la journée. Les C sont extrêmement fiers de leur travail, aussi, lorsque le temps le permet, donnez-leur la parole et demandez-leur de décrire leur approche.

Résumé pour bien travailler à distance avec les C

Dans un contexte de travail à distance, encouragez vos collègues C à garder le contact avec les membres de l’équipe et à communiquer pour échanger sur des aspects spécifiques. Comme les C accordent beaucoup d’importance aux règles et aux processus, une situation imprévue pourrait les perturber et leur faire douter de leur capacité à résoudre le problème. Rassurez-les sur leurs compétences, réaffirmez votre confiance dans leur expertise et encouragez-les à être innovants. S'ils sont contraints de travailler à un rythme soutenu, les styles C apprécieront la possibilité de discuter leurs idées avec vous afin de s'assurer qu'ils vont dans la bonne direction. Soyez prêt à répondre à de nombreuses questions, et si vous pouvez atténuer leur crainte de l'échec, en particulier au début d'un projet, cela peut renforcer la confiance nécessaire pour prendre des décisions difficiles.

DISC Flow® pour vous aider à manager à distance

Les évaluations DISC Flow® vous permettre d'allier l'analyse de personnalité DISC à la force de l'intelligence émotionnelle. En identifiant votre style et celui de vos collègues, vous améliorerez les relations professionnelles. Les rapports DISC Flow® ont été conçu pour être un outil de développement pour permettre à chacun d'exploiter ses points forts, et de réduire l'impact négatif de ses limitations. Mieux communiquer, mieux manager à distance et en face à face, pour des meilleurs résultats. 

Publication originale le 2021-08-02, dernière mise à jour le 2021-08-02, par Andy Marko.